Documento predisposto ai sensi del DPCM 22-02-2013 “regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”, Art. 57 commi 1 e 3

1. Informazioni Generali

È stata introdotta dalla FIM CISL un’innovativa soluzione informatica che consente ai propri associati di sottoscrivere elettronicamente documentazione di delega sindacale. Tale soluzione, di seguito denominata “firma elettronica avanzata FEA OTP”, si inquadra nel più ampio progetto di dematerializzazione dei processi contabili e gestionali con la progressiva sostituzione della documentazione cartacea con la documentazione digitale. 

In sintesi, il servizio di “firma elettronica avanzata FEA OTP” si basa sull’utilizzo di una tecnologia che permette di sottoscrivere la documentazione direttamente attraverso il proprio dispositivo tablet, smartphone e PC con una particolare tipologia di firma elettronica, riducendo/eliminando la necessità di stampare documenti cartacei da conservare e/o consegnare ai clienti. 

Il presente documento, contenente le informazioni relative alle caratteristiche del Servizio di Firma Elettronica Avanzata (di seguito FEA) ed alle tecnologie su cui questo si basa, è pubblicato nella home page sui siti internet di FIM CISL (www.fim-cis.it) come richiesto dalla normativa, risultando in tal modo sempre disponibile per ai propri associati ed il pubblico in generale.

La Firma Elettronica Avanzata FEA OTP

Si ottiene dalla registrazione della firma che il cliente appone di suo pugno tramite il Device di firma della FIM CISL. La soluzione di firma adottata da FIM CISL è riconducibile alla tipologia di firma elettronica avanzata FEA OTP, come da Decr. Pres. Cons. Min. del 22-02-2013 “regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali” pubblicato nella GU n. 117 del 21-05-2013 e garantisce quindi (cfr. DPCM 22-02-2013, art. 56, comma 1):

• l’identificazione del firmatario del documento
• la connessione univoca della firma al firmatario
• il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma medesima
• la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma
• la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto
• l’individuazione del soggetto di cui all’articolo 55, comma 2, lettera a) delle regole tecniche
• l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati
• la connessione univoca della firma al documento sottoscritto.

I documenti che l’iscritto sottoscrive con la Firma Elettronica Avanzata FEA OTP sono documenti informatici che: 

• sul piano tecnico soddisfano i requisiti di sicurezza definiti dalla normativa vigente
• sul piano giuridico hanno lo stesso valore dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.

La FEA OTP consentirà al cliente di sottoscrivere il seguente elenco di documenti interni:

• NOTA INFORMATIVA SULLA FIRMA ELETTRONICA AVANZATA FEA OTP 
• Delega Sindacale FIM CISL 
• Informativa Privacy FIM CISL 

2. Modalità di funzionamento del servizio di firma elettronica avanzata OTP

Il servizio di firma elettronica avanzata adottato da FIM CISL, consente all’iscritto, opportunamente supportato dall’operatore, di:

• visualizzare e controllare i dati informatici della disposizione sul Device;
• procedere con la sottoscrizione utilizzando gli appositi campi “firma” predisposti sul Device. L’effetto grafico sul Device è del tutto similare a una classica firma olografa su carta;
• una volta completata la firma:
• accettare la sottoscrizione, premendo sul Device un tasto di conferma,
• riproporre la firma, premendo sul Device un tasto di cancellazione e annullare l’operazione di firma,
• la firma apposta è associata a: codice di transizione, nome e cognome, numero telefonico, mail, data e orario, 
• ricezione di un codice OTP temporaneo di 4 minuto, inviato esclusivamente al richiedente via SMS che deve essere inserito autonomamente dall’iscritto.

Al termine delle operazioni di firma il documento assume caratteristiche tecniche ed informatiche che ne garantiscono integrità e non modificabilità.

Per quanto riguarda le modalità di consegna della documentazione al cliente si ricorda che essa avviene elencare le modalità con cui il cliente che sottoscrive riceve la sua copia della documentazione firmata. Es: via mail, copia cartacea, se richiesta.

3. Modalità di adesione al servizio di firma elettronica avanzata FEA OTP

Gli associati, per poter utilizzare il servizio di firma elettronica OTP, devono aderire alla presente informativa attraverso la quale richiedono espressamente di poter sottoscrivere con firma elettronica avanzata FEA OTP la delega sindacale per la quale FIM CISL renderà possibile la sottoscrizione con detta modalità di firma (cfr. DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 1, lettera a). Gli associati che hanno aderito al servizio possono richiedere, in qualsiasi momento e gratuitamente, una copia del contratto di autorizzazione direttamente a FIM CISL (cfr. DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 1, lettera c). Con analoga modalità possono richiedere, in qualsiasi momento tramite apposito modulo, la revoca della dichiarazione di accettazione tornando quindi ad operare con la tradizionale firma autografa su documentazione cartacea.

4. Caratteristiche del sistema di firma digitale adottato da FIM CISL e delle tecnologie utilizzate

(cfr. DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 1, lettere e, f)

Device di firma

FIM CISL permette all'utente di utilizzare, quale componente hardware per la firma, il proprio dispositivo (smartphone, tablet, ecc.), mostra la firma in tempo reale mentre l’associato firma sul display, rendendo l’esperienza del tutto analoga alla scrittura su carta. Infine la firma è certificata tramite invio di codice OTP su SMS.

Il sistema in generale consente di:

• prendere visione del documento eseguendo, se necessario, lo “scroll” dello stesso
• sottoscrivere il documento e confermare la firma apposta 
• cancellare la firma apposta per riproporne un’altra
• annullare l’operazione di firma

Le operazioni di cui sopra sono rese possibili attraverso l’utilizzo sul display del proprio tablet, smartphone o PC del device ed il firmatario mantiene sempre il controllo esclusivo del sistema di generazione della firma.

Sistema informatico di firma

Il sistema di firma elettronica avanzata FEA OTP avviene con connessione tra il Device di firma e il documento digitale sottoscritto dal cliente viene memorizzato in formato PDFa1-a e firmato digitalmente in modalità PAdES, in modo da soddisfare i requisiti normativi legati all’autoconsistenza, non modificabilità e leggibilità dello stesso. Al termine del processo di firma viene infine inviato presso un sistema di conservatoria digitale per la conservazione a norme di legge.

Conservatoria digitale a norma di legge

La conservazione a norma è un processo che permette di archiviare in modo sicuro i documenti informatici sottoscritti dall’iscritto affinché questi restino integri e risultino immodificabili e leggibili nel tempo. A tal fine FIM CISL utilizza o utilizzerà in futuro un servizio di conservazione dei documenti informatici secondo le modalità definite dal Decr. Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale).

I documenti sottoscritti dall’iscritto vengono inviati al sistema di conservazione una volta concluso il processo di sottoscrizione, garantendone così l’integrità, la non modificabilità e la validità nel lungo periodo. I documenti vengono sottoposti quindi al processo di marcatura temporale e memorizzati su idonei supporti informatici che ne permettono la conservazione per la durata definita dalla legge. Tutti i documenti restano disponibili sul sistema di conservazione, al quale possono accedere solo alcuni specifici operatori autorizzati, appartenenti al personale.

5. Informazioni riguardanti la copertura assicurativa.

FIM CISL ha stipulato, in ottemperanza alle previsioni legislative contenute nel DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 2, polizza assicurativa RCAmministratori con la compagnia Chubb Insurance Company of Europe  con massimale di 1.500.000,00 a tutela dell’utente che sottoscrive con la firma elettronica avanzata FEA OTP. 

Il Servizio di "Delega Digitale Certificata" e "FEA firma elettronica avanzata otp" è affidato alla società FAB S.r.l con sede in legale in Roma, via Nicotera n.29, Partita Iva 01056791005, C.F. 02427090580.

La piattaforma per la generazione della Delega è sviluppata da Sistema 3 S.r.l. - Via Valle Cascia 33 62010 Montecassiano (MC), P.IVA 01422170439, Pec sistema3@pec.it, www.sistema3.it. 

La Società accreditata e certificata per la firma e la conservazione a norma:

Il software di firma e la successione conservazione del documento è di proprietà Namirial S.p.A. - Via Caduti sul Lavoro n. 4 - 60019 Senigallia (An) - Italy Tel. +39 071 63494 - P.IVA IT02046570426, www.namirial.com